VCC tratta i suoi dati personali e i dati dei partecipanti al servizio/viaggio da lei eventualmente forniti, nonché i dati personali di eventuali minori partecipanti al viaggio e/o servizio acquistato forniti dall’esercente la responsabilità genitoriale e dunque i dati raccolti, quali:

• dati personali identificativi diretti e indiretti della persona e solo eventualmente, solo se forniti e necessari all’esecuzione del trattamento (v. punto 3);
• dati particolari ex art. 9 Reg. UE 2016/679 e dati di cui all’art. 10 Reg. UE 2016/679. [es. dati anagrafici, nome e cognome, indirizzi di domicilio/residenza, codice fiscale/p. iva, indirizzo e-mail, numeri di telefono, oltre alle informazioni inoltrate nel messaggio]

Inoltre, la Società tratta – in via non esclusiva – i dati necessari per l’esecuzione o per dare seguito, anche solo informativo e/o per formulare preventivi, dei servizi, dei contratti o di ogni altro rapporto giuridico in essere o in via di esecuzione o ancora in via di terminazione oltre agli eventuali dati relativi al pagamento dei corrispettivi, delle fatture e necessari ai fini degli adempimenti fiscali e di legge.

Nel caso in cui Lei proceda alla prenotazione o acquisto di un viaggio/servizio anche per conto di altre persone tratteremo altresì i dati degli altri partecipanti da Lei forniti. La raccomandiamo di procedere in tal senso esclusivamente previo consenso, anche con riferimento al trattamento dei dati, delle persone interessate. Ad ogni modo, VCC si riserva di contattare tali soggetti, anche mediante invio di comunicazioni alla loro mail da lei fornita, per assicurarsi che tali soggetti siano consapevoli e che abbiano compreso e accettato il trattamento dei dati secondo quanto indicato nell’informativa.

Nel caso in cui Lei proceda alla prenotazione o acquisto di un viaggio/servizio anche per conto di altre persone tratteremo altresì i dati degli altri partecipanti da Lei forniti. La raccomandiamo di procedere in tal senso esclusivamente previo consenso, anche con riferimento al trattamento dei dati, delle persone interessate. Al momento della sottoscrizione VCC invierà una mail all’indirizzo da Lei fornito anche a tali soggetti, in modo da assicurarsi che gli stessi siano consapevoli e che abbiano compreso e accettato il trattamento dei dati secondo quanto indicato nell’informativa.

Laddove al momento dell’iscrizione/richiesta informazioni/prenotazione, mediante i predisposti form presenti sul sito www.viaggiaconcarlo.com, sia stato espresso il relativo consenso, trattiamo anche dati relativi alle preferenze di viaggio, di interessi ovvero altri dati utili alle finalità di cui ai punti 3.c) e 3.d).

2.1) Trattamento dati ai fini di richieste di informazioni, domande, richiesta contatti, richiesta servizi, preventivi o prenotazione

In caso di richieste di informazioni, domande, richiesta contatti, richiesta cataloghi o servizi, preventivi o prenotazioni, VCC tratta i Suoi dati, e dunque i dati raccolti, per l’espletamento della richiesta formulata.

Inoltre, i Suoi dati verranno conservati dalla VCC al fine di permettere, nel caso, successive comunicazioni o l’invio di nuova documentazione inerente quanto richiesto ovvero per essere inseriti nel registro delle richieste / preventivi / prenotazioni.

Alcuni dei dati richiesti potrebbero essere trattati ai fini di verifica dell’identità del richiedente e al fine di comprendere lo scopo della richiesta.

A) Finalità relative alle richieste

Il trattamento dei dati personali per tale servizio è finalizzato alla gestione della richiesta dell’utente, del successivo contatto dell’utente e invio del relativo riscontro, della fase precontrattuale e contrattuale sulla base del consenso espresso dall’utente medesimo e mendiate accettazione delle condizioni qui espresse.

Quanto alla eventuale e successiva fase contrattuale, la informiamo fin da ora che le finalità contrattuali riguardano – e sono necessarie – al fine di il dare corso al rapporto contrattuale e negoziale, pertanto:

• in esecuzione della gestione dello stesso;
• per la conclusione, gestione ed esecuzione dei rapporti contrattuali, per rispondere alle richieste del cliente, per la comunicazione di avvisi relativi al pacchetto o servizi turistici acquistati o altri servizi aggiuntivi ed accessori (ad es. informazioni relative ai servizi turistici acquistati;
• modifica delle condizioni contrattuali; annullamenti, ecc…);
• per l’organizzazione di un pacchetto turistico;
• per agevolare l’acquisto di servizi turistici collegati;
• per l’intermediazione nell’acquisto di un pacchetto turistico organizzato da terzi o di singoli servizi turistici prestati da terzi fornitori (es. albergatori, vettori, ecc.);
• per la gestione dell’organizzazione del viaggio, per la gestione di emergenze, per la gestione delle sistemazioni in hotel/camere e del rapporto con altri soggetti partecipanti al viaggio;
• per l’intermediazione nell’acquisto di servizi finanziari/assicurativi accessori e collegati ai pacchetti/servizi turistici agevolati o acquistati singolarmente (es. polizze medico/sanitarie o polizze bagaglio, annullamento, assistenza al viaggiatore in difficoltà, finanziamenti credito al consumo);
• per adempiere all’incarico relativo al rilascio di visti;
• per la registrazione al sito web e/o all’app o per la compilazione dei moduli presenti sul sito web o nell’app; comunicazioni con il cliente.

B) Finalità di legge:

• dare esecuzione ad obblighi di legge, regolamenti, normative nazionali, comunitarie ed internazionali o derivanti da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge (anche – eventualmente – da parte di paesi esteri);
• perseguire accertare e/o difendere, eventualmente, un diritto o legittimo interesse della Società nella gestione di eventuali contenziosi anche giudiziali;
• adempiere agli obblighi previsti in ambito fiscale e contabile;
• adempiere ad obblighi legati alla normativa sulla sicurezza e salute dei viaggiatori;
• adempiere ad obblighi legati alla normativa del trasporto passeggeri e merci;
• amministrazione contabile, emissione e gestione fatture, gestione contratti, gestione pagamenti, incassi.

Le ricordiamo, inoltre, che al momento dell’iscrizione/richiesta informazioni/prenotazione, mediante i predisposti form presenti sul sito www.viaggiaconcarlo.com, le è stato chiesto di esprimersi in merito al consenso al trattamento relativo alle ulteriori finalità sotto indicate e la sua decisione è stata da noi registrata. Pertanto, il trattamento per le finalità di cui ai punti 5.c) e 5.d) avverrà solo laddove in tale momento ha dichiarato il suo espresso consenso. Le ricordiamo, ulteriormente, che ha diritto a chiedere informazioni in merito al consenso espresso o comunque a revocare il consenso eventualmente prestato esercitando i diritti di cui al punto 8) e 8.1) della presente informativa.

C) Finalità legate al business e statistiche (previo consenso):

• per finalità attinenti o pertinenti all’attività svolta dalla Società e per l’elaborazione in forma anonima e pseudonimizzata di statistiche e ricerche di mercato;
• attività di comunicazione e promozione commerciale della società e relativamente ai servizi offerti.

D) Finalità di marketing e promozionali e trasferimento dati a terzi anche per finalità di profilazione (previo consenso):

• attività promozionali della Società, e/o di partner commerciali, realizzate sia con modalità automatizzate (ad es. email, sms, applicazioni per messaggeria istantanea, ecc.) che con modalità non automatizzate (ad es. posta ordinaria, telefono con operatore, ecc.);
• in particolare, la Società potrà utilizzare il Suo indirizzo email, fornito al momento dell’acquisto di pacchetti o servizi turistici, per trasmettere comunicazioni informative e promozionali legate ai servizi e ai prodotti analoghi ed offerti dalla Società e/o da partner commerciali a cui i dati potranno essere trasmessi;
• i partner commerciali ai quali potranno essere trasmessi i dati appartengono alle seguenti categorie merceologiche: attività ricettive / compagnie aeree e compagnie di navigazione / vettori ferroviari / vettori su gomma / agenzie di viaggi e network di agenzie di viaggi / assicurazioni;
• attività di profilazione, ossia di analisi, anche per mezzo di sistemi (anche automatici) di profilazione, delle preferenze del cliente e, in particolare, delle preferenze relative a viaggi, mete turistiche, destinazioni, regioni, città, ecc., allo scopo di migliorare l’offerta dei servizi e le informazioni commerciali presentate, rendendole più conformi agli interessi del cliente; tale attività potrà avvenire anche tramite la somministrazione di questionari di soddisfazione;
• il trattamento concernente anche dati personali particolari o giudiziari, così come definiti ai sensi degli artt. 9 e 10 Reg. Ue, potrà essere effettuato nei limiti e ai fini di quanto sopra previsto. Pertanto, i dati particolari verranno sottoposti esclusivamente ai trattamenti obbligatori per legge o per contratto o comunque secondo quanto previsto dalla presente informativa. I Suoi dati non verranno comunque in alcun modo utilizzati per altre finalità se non quelle sopra indicate e con particolare rispetto dei principi di liceità e correttezza in modo da tutelare la riservatezza.

Il trattamento è effettuato nella piena osservanza della Legge e delle misure di sicurezza tecniche organizzative adeguate della Società nel rispetto di quanto previsto dal Reg. (UE) 2016/679, in modo da limitare al minimo i rischi di divulgazione e accesso non autorizzati, accesso in modo accidentale o illegale a dati personali trasmessi, distruzione, modifica, perdita, indisponibilità.

Il trattamento è realizzato mediante l’utilizzo di strumenti, informatici, telematici e manuali/cartacei, in modo da garantire, in primo luogo, la riservatezza dei dati.

I suoi dati saranno trattati dal personale interno alla società e dunque da soggetti specificatamente nominati quali autorizzati ovvero responsabili, così come previsto dal Reg. EU 679/2016. La informiamo che il personale autorizzato al trattamento dei dati raccolti è stato adeguatamente istruito e formato sulle finalità e sulle modalità da seguire nello svolgimento del relativo incarico. La informiamo che, laddove possibile, i Suoi dati saranno trattati anche in forma anonima, aggregata o pseudonimizzata in ottemperanza ai principi di minimizzazione e pseudonimizzazione previsti dal Regolamento EU 679/2016.

I suoi dati non saranno oggetto di diffusione a terzi, salvo quanto specificato di seguito nel presente punto 5) e nei punti 5.1 e 5.2). Con tali limiti, i suoi dati potranno essere diffusi a:

• fornitori della società e, in particolare, i fornitori di servizi turistici inclusi nei pacchetti venduti, o che prestino quelli collegati o singolarmente acquistati;
• compagnie di assicurazione che prestino le coperture accessorie e collegate con i pacchetti e servizi turistici acquistati;
• persone, società, associazioni o studi professionali che prestino servizi o attività di assistenza e consulenza a favore della Società al fine di tutelare un proprio diritto (ad esempio, commercialisti, avvocati, consulenti fiscali, revisori contabili, consulenti nell’ambito di operazioni di auditing o due diligence, etc.);
• persone, società, o agenzie che prestino servizi di marketing e analisi o attività di consulenza a favore della Società;
• soggetti cui la facoltà di accedere ai dati personali sia riconosciuta da disposizioni di legge e/o di normativa secondaria o da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge, fra cui le autorità aeroportuali, portuali, doganali e di frontiera;
• consulenti e tecnici informatici esterni; società di archiviazione documenti;
• fornitori di servizi tecnici terzi, corrieri postali, servizi telematici e informatici, hosting provider, software gestionali; in talune situazioni, alcuni dati potrebbero essere momentaneamente trasferiti, per la sola durata del servizio in corso (es. viaggio) su server (cloud) esterni alla società;

Inoltre, per finalità di adempimento del contratto o dei servizi forniti e comunque per alcune tipologie di viaggio o per necessità relative alle prenotazioni, la informiamo che i suoi dati personali e dei dati delle persone da lei forniti nonché i dati personali di eventuali minori partecipanti al viaggio e/o servizio acquistato potrebbero essere comunicati anche ad altri partecipanti del viaggio (es. nel caso di ricevute di prenotazioni cumulative o di gruppo da fornire a tutti i partecipanti); ancora, la informiamo che nelle comunicazioni di cui al punto 5.2) il suo prenome (c.d. nome proprio di persona) e quello delle persone per conto delle quali ha proceduto alla prenotazione o acquisto di un viaggio/servizio potranno comunque essere comunicati, unitamente al suo/vostro aeroporto di partenza e ai dati degli eventuali compagni di camera/e, agli altri partecipanti al viaggio o fruitori del servizio.

5.1) Diffusione o comunicazione dei dati al di fuori dell’EU

La informiamo che i suoi dati potranno essere comunicati e trattati da società, professionisti, persone fisiche ovvero fornitori di servizi in generale, le quali potrebbero avere sede in paesi extra-EU in cui le leggi sulla protezione dei dati potrebbero non essere equivalenti a quelle applicate in EU. Pertanto, la informiamo che: i suoi dati oggetto di trasferimento extra-UE in via principale, e comunque laddove possibile, sono soggetti a pseudonimizzazione; il trattamento avverrà purché siano rispettate determinate condizioni previste dalla normativa applicabile e comunque nei limiti previsti, specificati e indicati nell’informativa e con particolare riferimento alle finalità; in alcuni specifici casi di comunicazione dei dati al di fuori dell’UE, la Società richiede garanzie di un livello adeguato di protezione dei dati personali, nonché richiede che siano vigenti misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali contro la distruzione accidentale o illegale, la perdita o l’alterazione accidentale, la divulgazione o l’accesso non autorizzati e contro tutte le altre forme illecite di trattamento.

Pertanto, specie al fine di fornire il servizio richiesto e dunque solo nei casi e nei limiti specificati, i dati potranno essere trasmessi e trattati, comunque nel rispetto del Reg. (UE) 2016/679, anche al di fuori dell’Italia o dell’Unione Europea. L’interessato ha diritto ad azionare i Suoi diritti in materia di protezione dei dati personali presso le autorità nazionali italiane e specificatamente presso l’Autorità Garante per la Protezione di Dati Personali. Per ulteriori informazioni sulle misure di sicurezza in vigore, La invitiamo a contattare il Titolare del trattamento.

5.2) Comunicazione ai fini organizzativi dei dati ai partecipanti al viaggio/servizio

Oltre a quanto indicato con riferimento alla comunicazione dei suoi dati ai partecipanti al viaggio per finalità contrattuali e di esecuzione dei servizio richiesto (v. punto 5, ultimo capoverso), la informiamo che in prossimità della data di partenza del viaggio, ai fini organizzativi ovvero per la gestione delle sistemazioni in hotel/camere e per la gestione di eventuali emergenze, i suoi dati personali e – specificatamente – nome, cognome, numero di telefono e indirizzo mail, potrebbero essere comunicati a tutti gli altri partecipanti mediante comunicazione a mezzo mail. Inoltre, tali suoi dati potrebbero essere comunicati, per i medesimi fini, a mezzo mail anche solo ad un numero limitato di viaggiatori nel caso vengano richieste ulteriori informazioni (ad esempio, specificatamente, in merito alla sistemazione in hotel/camere e alla condivisione con i singoli partecipanti).

In sede di contatto o richiesta, il conferimento dei dati personali è obbligatorio in quanto il rifiuto al consenso del trattamento degli stessi, nei limiti di quanto alla presente informativa, potrebbe rendere non possibile l’espletamento di quanto richiesto o l’invio di documentazione, informazioni, preventivi, materiale informativo o cataloghi.

È facoltativo il consenso al trattamento dei dati personali così come indicato ai punti 3.c) e 3.d) nonché il consenso al trattamento di cui al punto 5.2).

Quanto alla eventuale e successiva fase contrattuale, la informiamo fin da ora che il conferimento e il consenso al trattamento dei dati personali è obbligatorio in quanto il rifiuto, nei limiti di quanto indicato nei punti che precedono, ovvero anche il rifiuto di fornirli in tutto o in parte, potrebbe dare luogo all’impossibilità per VCC di dare esecuzione al contratto o accordo negoziale ovvero per adempiere a un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento ovvero ancora per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi. Inoltre, la informiamo che, anche data la natura del servizio, il mancato consenso al trattamento così come previsto e descritto al punto 5.1) [Diffusione o comunicazione dei dati personali al di fuori dell’UE] non renderà possibile avviare il rapporto contrattuale relativo a viaggi /servizi al di fuori dell’UE.

In ossequio ai principi di proporzionalità e minimizzazione del trattamento, la durata del trattamento è pari alla durata del rapporto di contrattuale o negoziale o comunque pari al tempo utilizzato per gestire la richiesta di informazioni/preventivo inoltrata. La informiamo inoltre che la conservazione dei Suoi dati potrà essere estesa anche successivamente al termine del rapporto di qualsiasi genere o natura con la Società, i dati saranno conservati per il tempo necessario ai fini dell’adempimento degli obblighi di legge, specie in materia contributiva, fiscale, tributaria e comunque ai fini degli adempimenti di legge previsti per la singola tipologia di rapporto giuridico o negoziale sussistente e comunque saranno conservati, commisurando il grado di indispensabilità, per il solo tempo necessario a raggiungere lo scopo dell’attività.

I dati trattati (previo consenso espresso mediante i predisposti form presenti sul sito www.viaggiaconcarlo.com) per le finalità di cui ai punti 3.c) e 3.d) saranno conservati, commisurando il grado di indispensabilità, per il solo tempo necessario a raggiungere lo scopo dell’attività di cui ai sopra indicati punti. In ogni caso, i dati degli utenti non vengono conservati dalla Società per un periodo superiore a 60 mesi.